Wenn Sie überlegen, in welchen Markt Sie einsteigen sollen und mit welchen Produkten Sie handeln wollen, kann sich ein Blick auf Veranstaltungen und Veranstaltungstechnik lohnen! Die Pandemie hat diesen Sektor in den vergangenen Jahren ordentlich in Mitleidenschaft gezogen, nicht wenige sind dabei Pleite gegangen. So bedauerlich dies auch ist, bietet es für Sie eine hervorragende Chance, um in den Markt einzusteigen und mitzumischen. Denn mit dem Abflachen der Pandemie, nehmen auch die Veranstaltungen, Events und Messen wieder zu. Und damit wird auch alles, was zu diesem Bereich gehört, wieder mehr gebraucht.

Ihr Service kann dabei von Videotechnik, zu Eventtechnik bis hin zur Planung von Events reichen. Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, welche Produkte und Dienstleistungen für Veranstaltungen gebraucht werden und wie Sie darin einsteigen können.

Was ist Veranstaltungstechnik?

Veranstaltungstechnik ist ein weit gefasster Begriff, der alle digitalen Tools und Softwareprodukte umfasst, die bei der Durchführung einer Veranstaltung unterstützen.

Digitale Eventtechnologie umfasst virtuelle Event-Plattformen, CRMs, Registrierungsseiten, Live-Streaming-Dienste, Chatbots, Event-Apps, Webinar-Plattformen, Landing Page Builder, Website-Builder und vieles mehr. Doch auch „analog“ werden viele Services für Veranstaltungen benötigt. Denn, diese müssen nicht nur richtig im Internet angeboten und vermarktet sondern auch ordentlich durchgeführt werden.

Dazu gehört die Planung von Veranstaltungen, die richtige Tontechnik, die richtigen Tongeräte, Lichter, Boxen, Utensilien für ein etwaiges Bühnenbild, Tische, Stühle, aber auch die richtige Planung von Events, welche benötigtes Personal, die maximale Teilnehmeranzahl, das Booking von Sound-egineers etc. beinhaltet.

Wann muss eine Veranstaltung angemeldet werden?

Eine Veranstaltung ist in den meisten Fällen anmeldepflichtig. Veranstalter, welche Sie für die Durchführung eines Events hinzuziehen, müssen wegen ihrer Größenordnung quasi immer das Event anmelden.

Grundsätzlich (ohne Covid-Beschränkungen) muss eine Veranstaltung immer dann angemeldet werden, wenn:

1.) Mehr als 100 Gäste erwartet werden

2.) Die Veranstaltung im Freien oder in einem anderen nicht traditionellen Veranstaltungsraum stattfindet

3.) Alkohol ausgeschenkt wird

4.) Die Presse anwesend ist

5.) Die Veranstaltung Zelte, Überdachungen, Bühnen, aufblasbare Geräte oder Barrikaden/Zäune benötigt

6.) Gefährliche Materialien wie Feuerwerkskörper, Generatoren, kulinarische Angebote wie Foodtrucks oder andere Dinge angeboten und gebraucht werden, aus welchen Sicherheitsrisiken für die Gäste entstehen können.

7.) Die Veranstaltung kontroverse Themen behandelt und einer Versammlung nahe kommt oder gleichzeitig eine Versammlung darstellt.

8.) Personen des öffentlichen Lebens, Volksvertreter, großzügige Spender oder andere Personen anwesend sind, welche regelmäßig mit Sicherheitsvorkehrungen reisen.

Sie merken: Die Gründe, wieso eine Veranstaltung angemeldet werden muss, sind zahlreich. Das führt dazu, dass Events fast immer anmeldepflichtig sind – ihre Chance, den Veranstaltern ein Stück Arbeit abzunehmen und Geld zu verdienen. Denken Sie immer daran: Der Kontakt zu Ihnen, muss dem Veranstalter das Leben deutlich einfacher machen!

Equipment

Die meisten Veranstaltungen benötigen darüber hinaus eine Menge an Equipment. Dieses können Sie entweder selbst kaufen und für die Veranstaltungen bereitstellen oder sich selbst an Leihservicen bedienen und für die Veranstaltung organisieren und als „Mittelmann“ auftreten. Die genaue Ausgestaltung der benötigten Ausrüstung variiert dabei von Veranstaltung zu Veranstaltung extrem. Eine Theateraufführung benötigt andere Dinge, als eine Spenden-Gala. Auf einzelne Produkte gehe ich dabei später noch intensiver ein.

Hier sind einige Ideen und einiges an Ausrüstung, welches sehr häufig benötigt wird:

1.) Bankett-Tische

2.) Runde Tische – 60″

3.) Klappbare Stühle

4.) Podium/Rednerpult

5.) Staffeleien

6.) Schilderständer

7.) Mülltonnen

8.) Recycling-Behälter

9.) Klamotten

Erkundigen Sie sich vor der Bestellung von Ausrüstungsgegenständen bei Ihrem Caterer / bei der der Location und weiteren Lieferanten, welche Ausrüstungsgegenstände noch benötigt werden und welche bereits vorhanden sind.

Beachten Sie, dass die meisten Verleihfirmen für den Auf- und Abbau, die Lieferung und die Abholung zusätzliche Gebühren verlangen.  Wenn Sie nicht über die nötige Arbeitskraft für den  Aufbau verfügen, sollten Sie ein anderes Unternehmen dazu nutzen, die benötigte Ausrüstung aufzubauen.

Bühnenpodeste

Was fast immer benötigt wird, sind Bühnenpodeste. Diese erhöhen den Redner, bieten dem Vortragenden eine bessere Sicht auf die Gäste und den Gästen eine bessere Sicht auf den Redner.

Vergewissern Sie sich, dass die Deckenhöhe hoch genug ist und keine Hindernisse, wie z. B. tiefhängende Kronleuchter, vorhanden sind. Eine acht mal zwölf Meter große Bühne ist ideal für ein Podium und vier bis fünf Stühle für die Redner. Stellen Sie immer stabile Stühle ohne Armlehnen auf die Bühne und achten Sie darauf, dass sie nicht in der Nähe des Bühnenrandes stehen.

Berücksichtigen Sie den Hintergrund, vor dem Sie die Bühne aufstellen wollen. Es könnte am besten sein, die Wand mit Stoff zu bespannen, um einen einfarbigen Effekt zu erzielen und den Charakter der Veranstaltung besser zu repräsentieren. Ein Banner mit dem Logo der Veranstaltung/ des Unternehmens, welche die Veranstaltung durchführt etc. gehört häufig auch zu dem Bühnenbild. Stellen Sie das Podium direkt vor dem Logo, dem Namen oder dem Bild auf dem Banner auf, um den perfekten Hintergrund für Medien oder Fotografen zu schaffen.

AV-Geräte

Equipment

Die meisten Veranstaltungen benötigen AV-Geräte. Dies sind Beamer, SAT-Receiver oder Mediaplayer oder auch AC-Receiver, welche als Schaltzentrale zwischen allen Audio- und Videoquellen dienen. Werfen Sie einen genauen Blick auf die Veranstaltungen und arbeiten Sie heraus, was für diese benötigt wird. In einem nächsten Schritt sollten Sie den Markt durchforsten, schauen, welches Produkt für Sie verfügbar ist und die bestmögliche Qualität im vom Veranstalter festgelegten Preisrahmen bieten kann.

Lichttechnik

Nicht nur die Videotechnik oder die Audiotechnik sind für eine Veranstaltung von großer Bedeutung: Auch die Beleuchtung ist ein sehr wichtiger Bestandteil einer Veranstaltung. Mit der Beleuchtung kann erst die gewünschte Atmosphäre erzielt werden. Zu den Beleuchtungsdiensten, die von Beleuchtungsunternehmen angeboten werden und die Sie wiederrum den Veranstaltern anbieten können, gehören Laser, Nebel, Pyrotechnik, Uplighting und Pin-Spotting Ihrer Tische sowie die Hervorhebung von Brennpunkten, Wänden und Tischen.

Denken Sie bei der Planung Ihrer Veranstaltung an die folgenden Punkte:

1.) Verfügt der Raum über eine angemessene Beleuchtung?

2.) Können Sie das Licht für Präsentationen dimmen?

3.) Ist ausreichend Licht vorhanden, damit die Redner ihre Notizen lesen können?

Darüber hinaus ist gerade bei Licht ein Blick für Ästhetik und das große Ganze erforderlich. Sind die Blumenarrangements so angebracht, dass Sie optimal beleuchtet und den Gästen ansprechend präsentiert werden? Ist am Buffet und der Bar genug Licht vorhanden, damit die Gäste sehen können, was sie verzehren? Wenn die Veranstaltung im Freien stattfindet, gibt es dann genügend Licht, sobald die Sonne untergeht? Auf all diese Punkte müssen Sie achten, wenn Sie Geld mit Veranstaltungstechnik verdienen wollen. Ihr Kunde wird es Ihnen danken und wenn Sie im Vorfeld auf diese Punkte eingehen, wird Ihr Blick für diese „Details“ den Veranstalter von Ihrer Kompetenz überzeugen.

Schilder

Schilder, Plakate und Pappaufsteller werden quasi immer benötigt. Diese tragen nicht nur dem Design bei, sondern sind auch wichtig, um die Gäste vom Parkplatz zum Eingang, den Anmeldetisch oder von einem Raum in den anderen zu geleiten. Sie sollen Wege markieren und die verschiedenen Bereiche räumlich voneinander abtrennen. So wissen Ihre Gäste besser, wohin sie gehen und was sie tun sollen, und die Veranstaltung verläuft reibung

Zu investieren und eine Reihe von Schildern selbst zu besitzen, ergibt hier meistens keinen Sinn, da das Design der einzelnen Schilder und Plakate von Veranstaltung zu Veranstaltung unterschiedlich ausfallen müssen. Hier lohnt es sich besonders, nach externen Anbietern Ausschau zu halten und sich ihrer Services zu bedienen.

Die richtige Organisation

Sie müssen Ihre Veranstaltung in einer chronologischen Reihenfolge organisieren, so dass Ihre Tische vor der Wäsche oder den Tafelaufsätzen geliefert werden.  Am einfachsten geht das, wenn Sie einen Aufbau- und Lieferplan erstellen. Erstellen Sie eine Liste aller Personen, die Ihnen Gegenstände oder Dienstleistungen für die Veranstaltung liefern werden. Geben Sie den Namen des Ansprechpartners für den Tag der Veranstaltung, seine Handynummer, die Lieferzeit und die Abholzeit an und stellen Sie sicher, dass Sie einen Vertrag oder eine schriftliche Zusage von allen Beteiligten haben. Geben Sie Ihren Lieferanten eine Wegbeschreibung oder eine Karte des Standorts, auf der auch angegeben ist, wo sie parken und ausladen können. Organisieren Sie nicht richtig, endet die Vorbereitung (und meist auch die Veranstaltung) in einem Chaos und niemand wird mehr mit Ihnen zusammenarbeiten wollen.

Fazit

Der Event- und Veranstaltungsmarkt ist riesig und vor allem ist er wieder am Wachsen. Zwar gehört einiges dazu, um mit Veranstaltungstechnik und der Organisation von Veranstaltungen Geld zu verdienen, die Chancen sind aber dabei riesig. Die Summen die für Veranstaltungen ausgegeben werden, sind immens und mit einer einzigen großen Messe können Sie bereits genug für mehrere Monate verdienen. Das schöne an Veranstaltungen ist, dass Sie im Grunde die ganze Zeit wie eine Art Mittelsmann, wie ein Händler auftreten. Sie müssen wissen, was eine gute Veranstaltung benötigt und dafür sorgen, dass diese am Tag der Veranstaltung in Reih und Glied aufgestellt und angeschlossen sind.

Ich hoffe, ich konnte euch mit diesem Beitrag weiterhelfen und dem ein oder anderen einen guten Denkanstoß mit auf den Weg geben. Wenn Sie gar nicht selbst Veranstaltungstechnik verkaufen wollen, sondern gute Veranstaltungstechnik suchen, kann ich Ihnen Audio-Frames aus Berlin empfehlen.

Wenn es dich mehr interessiert, Geld mit Möbeln zu verdienen, schau doch auf meinem ersten Beitrag vorbei!

Liebe Grüße!